Thứ hai ngày 4 / 12 / 2023
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ bao gồm 24 bước như sau
để thực hiện tốt nhất công việc chỉnh lý nhân viên chỉnh lý cần phải tuân thủ các bước chỉnh lý do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định
1. Nhận tài liệu. 2.
Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh
lý. 3.
Vệ sinh sơ bộ tài liệu. 4.
Lập kế hoạch chỉnh lý; biên soạn các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý sau:
b) Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; c) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; d) Phương án hệ thống hoá. 5.
Phân loại tài liệu. 6.
Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ: a) Lập hồ
sơ đối với các phông tài liệu chưa được lập hồ sơ: - Tập hợp
văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ; - Viết
tiêu đề hồ sơ; - Sắp xếp
văn bản, tài liệu trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu trùng
thừa và hết giá trị về mọi phương diện; - Xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ. b) Chỉnh
sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với các phông tài liệu đã được lập hồ sơ: Kiểm tra
việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a của khoản này
và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu
cầu. 7.
Biên mục phiếu tin. 8.
Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin. 9.
10.
Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin. 11.
Biên mục hồ sơ: a) Đánh số tờ; b) Viết
mục lục văn bản; c)
Viết chứng từ kết thúc; d) Viết bìa hồ sơ. (Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời không
thực hiện các điểm a, b, c). 12.
Kiểm tra biên mục hồ sơ. 13.
Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin. 14.
Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ lên phiếu tin và
lên bìa hồ sơ. 15.
Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vào
bìa hồ sơ. 16.
Đưa hồ sơ vào hộp (cặp). 17.
Viết và dán nhãn hộp (cặp). 18.
Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá. 19.
20.
Nhập phiếu tin vào máy. 21.
Kiểm tra việc nhập phiếu tin. 22.
Lập mục lục hồ sơ: a) Viết lời nói đầu; b) Lập các bản tra cứu bổ trợ; c) In mục lục; d) Đóng
quyển mục lục (03 bộ). 23. Sắp xếp, thống kê tài liệu loại; bó gói và viết thuyết
minh tài liệu loại. 24.
Tổng kết chỉnh lý: a) Viết
báo cáo tổng kết chỉnh lý; b) Hoàn
chỉnh và ban giao hồ sơ chỉnh lý./. * Tiến độ thực hiện công việc: - Tùy
theo số lượng, tính chất, yêu cầu về thời gian, Công ty bố trí cán bộ phù hợp.
Thời gian tiến hành công tác chỉnh lý được thể hiện trong nội dung
hợp đồng chỉnh lý. Các sản phẩm khác :
|
Địa chỉ trụ sở chính: Số 10/2/51 đường Xuân Đỉnh, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
Tel: (024) 66 802 998 - Fax: (024) 66802998 - Di động: 098 550 1168
Email: dichvuchinhly@gmail.com - Facebook: Lưu Trữ Phương Bắc
Website: Http://luutruphuongbac.com